Vi söker en besökskoordinator till mångårigt uppdrag hos Trafikverket med stationering i Göteborg. 

Detta är ett konsultuppdrag.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Besökskoordinatorn är placerad inom Västlänkens projektavdelning och arbetar huvudsakligen med projekt Västlänken. Arbete kan även förekomma inom övriga projekt som ingår i avdelningens ansvar, såsom Sävenäs, Pilekrogen, Lärje och Olskroken.

Projekt Västlänken
I Göteborg och Västsverige finns det ett antal brister vad gäller transportsystemets funktion vilket hämmar regionens utveckling. Problemen berör såväl långväga och kortväga godstrafik som det regionala resandet och arbetspendlingen. Även det långväga personresandet till och från Göteborg påverkas negativt av bristerna i och kring centrala Göteborg. En av åtgärderna som man identifierat för att komma tillrätta med problemet är att bygga Västlänken, vilket ingår som en del av Västsvenska paketet. Västlänken ska resultera i cirka 8 km dubbelspårig järnväg, varav 6 km i tunnel, mellan Almedal i söder och Olskroken i norr genom centrala Göteborg.

Uppdraget består av följande:

• Resurskonsult Besökskoordinator inom avdelningen Västlänken, Verksamhetsområde Stora Projekt

• I uppdraget ingår överföring av kunskap till anställda på Trafikverket avseende de arbetsuppgifter som resurskonsulten utför åt Trafikverket.

Arbetsuppgifter/Ansvar
Uppdraget som besökskoordinator är en central roll i projektet och innebär att vara ett stöd till hela organisationen i frågor som rör externa besök, studiebesök och evenemang. Rollen syftar till att säkerställa en professionell och enhetlig hantering av alla typer av besök och möten där projektet presenteras för externa och interna intressenter, både nationella och internationella. Uppdraget är placerat inom projektets kommunikationsfunktion och rapporterar till kommunikationsansvarig.

Konsultens arbetsuppgifter kan innefatta nedanstående, men är inte begränsat av att:

• Utveckla riktlinjer för besökshantering: Utveckla rutiner och principer för hur studiebesök, externa delegationer och andra typer av besök ska planeras och genomföras inom projektet, inklusive ansvarsfördelning, säkerhetskrav och kommunikationsstöd.
• Samordna och boka studiebesök och föredrag: Fungera som kontaktpunkt och koordinator för inkommande besöksförfrågningar, hantera kalendrar, boka lokaler och resurser samt säkerställa att besöken genomförs i enlighet med gällande riktlinjer och målgruppens behov.
• Samordna med entreprenörer: I samråd med projektets entreprenörer planera och samordna besök och visningar i produktionsmiljö, med hänsyn till arbetsmiljö, säkerhet och tillgänglighet.
• Genomföra presentationer: Självständigt eller tillsammans med andra hålla föredrag och presentationer på både svenska och engelska, anpassade till målgruppen – exempelvis skolklasser, branschkollegor, internationella delegationer eller politiska beslutsfattare.
• Planera och genomföra konferenser och event: Ansvara för att projektets interna och externa evenemang (såsom invigningar, seminarier eller fackdagar) genomförs med god logistik, tydligt innehåll och i enlighet med projektets kommunikationsmål och varumärke.
• Ta fram presentationsmaterial: Producera, uppdatera och anpassa presentationsunderlag, bilder, talstöd och annat kommunikationsmaterial i samarbete med kommunikationsteamet och projektets övriga funktioner.

Krav (OBS, obligatoriska)

• Akademisk utbildning inom kommunikation, information, media om 180/240p eller
annan kombination av utbildning och erfarenhet som Trafikverket bedömer som likvärdig.

• Minst fem (5) års arbetslivserfarenhet av kvalificerat kommunikationsarbete eller
motsvarande arbete inom event- eller utställningsverksamhet. Med kravet avses exempelvis empelvis planering, samordning eller genomförande av kommunikation inom organisationer, projekt eller myndigheter, alternativt som eventplanerare, koordinator eller producent inom eventbyrå, reklambyrå eller liknande.

• Dokumenterad erfarenhet av att förmedla komplex information på ett pedagogiskt och
lättbegripligt sätt, anpassat till olika målgrupper.

• Erfarenhet av att tala inför större grupper (minst 20 personer) på både svenska och
engelska. Erfarenheten ska ha erhållits under de senaste fem (5) åren.

• Gedigen erfarenhet av att ta fram olika former av presentationsstöd/material

• Konsulten ska ha god kunskap om Microsoft Office

• Konsulten ska inneha körkort som minst omfattar behörighet ”B”

Meriterande

För Trafikverket är det högst meriterande att konsulten har mycket god presentationsförmåga, samarbetsförmåga samt är strukturerad och självgående i sitt arbete.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!